PRIVACY POLICY
個人情報保護方針
株式会社ルートコミュニケーションズ（以下、当社）は、インターネットマーケティングに携わる企業として、私たち自身の業務の中で、また、お客様の業務をお手伝いする中で、様々な個人情報をお預かりすることがあります。こうした個人情報はそれぞれご本人にとって大事なプライバシーにあたり、このご本人の権利を保障することは、当社の大切な義務だと考えています。
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、お預かりした大切な個人情報を適切に取り扱うことでお客様並びに従業者の信頼を得ることによって、高度情報社会の健全な発展に資するため、次の通り個人情報保護方針を定め、これを実行いたします。
当社は、お客様から預かる個人情報を適正に管理するため、個人情報の取得及び利用を適正に行い、特に、個人情報の廃棄に関しては万全を期します。
当社が取扱う個人情報の利用目的
私たちが入手する個人情報は、大きく分けてふたつあります。
- 私たち自身が収集し入手するもの
- 私たちのお客様が収集し、これを業務上一定期間お預かりするもの
これらの情報は全て収集時に、その目的および内容、利用範囲等についてご本人の同意を得るものとします。私たち自身が直接ご本人に同意を得られない場合は、上記が行われていることを必ず確認するものとします。当社は、取得した個人情報を目的内で利用いたします。ご本人による事前の同意を得ることなく、その目的の範囲を超えて個人情報の取扱いを行うこと（「目的外利用」）はありません。また、それに対する社内の管理体制を強化いたします。
※未成年者に関する個人情報の取扱いについて
当社は、未成年者の個人情報を、保護者の同意を得ることなく、取得・利用することはありません。 万が一、保護者からの同意を得ず、未成年者が当社に個人情報を提供したことが分かった場合には、速やかに当社にご連絡ください。
個人情報利用目的の特定
当社は、個人情報を法令等で定められている場合を除き、下記の利用目的の範囲内で利用します。個人情報を取り扱うにあたって、その利用の目的をできる限り特定するとともに、個人情報の主体であるご本人（以下、「本人」）に、具体的にわかりやすく通知、もしくは公表いたします。
また、下記に示す以外の種類の個人情報を取得する場合は、あらかじめその利用目的について通知もしくは公表しその範囲内で利用いたします。利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要がある場合は同意を取得したうえで利用いたします。なお、当社に提供いただく個人情報は、任意によるものです。
ただし、ご提供いただけない場合は、以下の利用目的が達成できないことがあります。
個人情報利用の制限
当社は、以下の法令の要件および記載事項を満たしている場合を除き、事前に本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供及び利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うことはいたしません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 本人から明示的に第三者への開示又は提供を求められた場合
- 裁判所、検察庁、警察又はこれらに準じた権限を有する機関から、適正な手続に基づき個人情報についての開示を求められた場合
- 合併その他の事由による事業の承継に伴い個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲で取り扱われる場合
- 利用目的の実施に必要な範囲で業務委託先に提供または開示する場合
上記以外の理由で、今後第三者提供を行う場合には、提供する情報と提供目的等を本人に通知し、同意を得た場合のみ第三者提供を行います。
個人情報保護のための安全管理策
当社は、個人情報の漏えい、滅失、き損を防止するための適切なセキュリティ対策を実施しております。また、これらを徹底するため、従業者への教育・監督を行っています。
個人情報の漏えい、滅失、き損が発生した場合は、被害拡大防止を最優先とし、速やかに是正処置を講じるとともに、原因究明を行い、再発防止に努めます。また、事故に関する情報について、必要な範囲で関係者、関係機関に報告します。
法令、国が定める指針、その他の規範の遵守
当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を、常に最新状態に維持するとともにこれを遵守いたします。
個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、個人情報の適切な保護を維持するために、定期的な内部監査を実施するとともに、社会情勢・環境等の変化を考慮しながら、本プライバシーポリシーの各項目を含む当社の個人情報保護マネジメントシステムを維持し、かつ、継続的改善を行います。
個人情報に関する苦情、相談への対応
当社は、個人情報の本人からの苦情及び相談に関しては、適切、かつ、迅速に対応いたします。
個人情報お問合せ窓口
東京都港区六本木7-5-6 KCテラス2F
株式会社ルートコミュニケーションズ
個人情報保護管理者：個人情報問合せ窓口担当
TEL：03-6434-5311 （祝日年末年始を除く平日 10:00〜19:00）
個人情報の取り扱いについて
個人情報の利用目的の公表に関する事項
当社が取扱う個人情報の利用目的は、下記表の通りです。
当社が自ら取得する個人情報
| 取得する個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| お取引先に関する個人情報 | ・お取引内容のご相談・確認等に関するメール、電話等によるご連絡等 |
| 採用応募者、また当社からの情報提供について、閲覧される方の個人情報 | 採用応募者への情報提供および入社に伴うご連絡、選考/今後の当社での採用業務管理に必要な対応における利用 |
| 当社へお問い合わせいただいた方の個人情報 | ・お問合せに対するメール・電話等でのご連絡 ・お問合せいただいた方のご本人確認 |
| 従業者の個人情報 | ・業務上の連絡、報酬の支払、人事考課、社会保険関係の手続き、福利厚生の提供、法律上要求される諸手続き、その他雇用管理のため |
| 退職者の個人情報 | ・退職に伴う書類作成及び人事管理業務のため ・退職後の連絡のため |
お取引先からの委託により当社が取扱う個人情報
| 取得する個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| お取引先からの業務委託により、 取得・利用・廃棄等を行う個人情報 |
委託業務各種（映像制作業務、WEB制作業務）の遂行に必要な対応における利用 |
保有個人データまたは第三者提供記録に関する周知事項
当社は、保有個人データの取り扱いにあたり、下記の事項を公表いたします。
-
a.)
事業者の氏名・名称・住所
株式会社ルートコミュニケーションズ
東京都港区六本木7-5-6 KCテラス2F
代表取締役 寺嶋 徹 -
b.)
個人情報保護管理者
個人情報問合せ窓口担当者 ：（MAIL： privacy@rootcom.co.jp）
-
c.)
全ての保有個人データの利用目的
保有個人データ 利用目的 利用目的 お取引先に関する個人情報 ・お取引内容のご相談・確認等に関するメール、電話等によるご連絡等 採用応募者、また当社からの情報提供について、閲覧される方の個人情報 ・採用応募者への情報提供および入社に伴うご連絡、選考/今後の当社での採用業務管理に必要な対応における利用 当社へお問い合わせいただいた方の個人情報 ・お問合せに対するメール・電話等でのご連絡
・お問合せいただいた方のご本人確認従業者の個人情報 ・業務上の連絡、報酬の支払、人事考課、社会保険関係の手続き、福利厚生の提供、法律上要求される諸手続き、その他雇用管理のため 退職者の個人情報 ・退職に伴う書類作成及び人事管理業務のため
・退職後の連絡のためお取引先からの業務委託により、取得・利用・廃棄等を行う個人情報 委託業務各種（映像制作業務、WEB制作業務）の遂行に必要な対応における利用 -
d.)
保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先
〒106-0032
東京都港区六本木7-5-6 KCテラス2F
株式会社ルートコミュニケーションズ
個人情報保護管理者： 個人情報問合せ窓口担当
TEL：03-6434-5311 （祝日年末年始を除く平日 10:00〜19:00）お問合せ内容にお客様の個人情報が含まれた場合、当社はその個人情報をお問合せ内容のためだけに利用いたします。同意してくださる方は、お問合せメールに『同意します』と一文お書き添えのうえ送信してください。
-
e.)
認定個人情報保護団体および苦情解決の申し出先
当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者です。同協会に、対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室〒106-0032
東京都港区六本木1丁目9番9号 六本木ファーストビル内
03-5860-7565 / 0120-700-779 （フリーダイヤル） -
f.)
保有個人データの開示等または第三者提供記録の開示及び問合せ窓口について
当社では、保有個人データに関する利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加または削除、利用の停止・消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」）又は第三者提供記録の開示の求めに応じております。お手続きをご希望される場合には、「個人情報お問合せ窓口」に記載したアドレスまでお問合せください。
なお、個人情報の保護に関する法律の定める事由等により、当社は、当該対応を行わない場合があります。その場合は、当該対応を行わない旨およびその理由を通知いたします。
当社が保有する「開示対象個人情報」に関して、ご本人又はその代理人から開示等のご請求いただけます。
- 個人情報の利用目的を開示請求する場合
- 個人情報の登録内容を開示請求する場合
- 個人情報の登録内容を修正請求（追加・修正・削除）する場合
- 個人情報の利用停止を請求する場合
個人情報開示等請求手順
ご希望のフォームをダウンロードして、印刷してください。
請求書の必要事項に記入してください。
本人であることを証明する書類をいずれか1点ご準備ください。（本籍地は塗り潰してください）-
(ア)
運転免許証のコピー
-
(イ)
パスポートのコピー
-
(ウ)
印鑑登録証明書
-
(エ)
健康保険被保険者証のコピー
-
(オ)
住民票の写し（発行が３ヶ月以内のもの）
-
(カ)
外国人登録証明書のコピー
代理人が請求する場合、上記（ア）〜（カ）いずれか1点に加え、さらに戸籍謄本（親類の代理人の場合）、または委任状（任意の代理人の場合）のいずれか1点をご準備ください。（本籍地は塗り潰してください）
請求書と本人確認書類を、当社個人情報窓口まで簡易書留郵便にてお送りください。尚、お送りいただいた書類は、本人確認完了後、ご返却いたします。
当社でご本人の確認をさせていただいた後に、配達証明書付書留郵便にて回答をお送りいたします。回答につき不明点がありましたら、当社個人情報窓口までお問合せください。
※開示等請求に対し、当社は手数料等は徴収いたしません。
請求に必要な書類等の発行手数料や簡易書留郵便の料金は、ご自身のご負担となります。 -
g.)
保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社は、お預かりした個人情報を安全に管理するために、下記の措置を講じています。
-
情報の取扱い明確化
当社は個人情報の閲覧、利用、保管、廃棄、返却など個人情報が安全かつ適切に取扱われるためのルールを定め、管理責任者のもとで、これを遵守します。
また、取得した個人情報は、法的または業務遂行のために必要な保管期間の経過後、適切に消去・廃棄いたします。
-
取引上お預かりする個人情報の適正性の確認、適正な利用と安全管理
当社がビジネス遂行上お取引先からお預かりする個人情報については、その入手方法、利用許諾範囲の確認を行い、お取引先の要請と当社の社内ルールに則り、適正な利用を行います。
-
従業者の教育
当社従業者に対し、個人情報保護の重要性、法律上の要請、管理体制、取扱いルール、違反時の措置を理解させる教育を定期的に実施（年２回）し、個人情報の適正な取扱いと各種規制・ルールの遵守を推進します。
-
情報取扱管理体制の確立
個人情報の保護を行うために、社内管理および責任体制を明確にし、個人情報に関する管理責任者を選定します。
-
不正アクセスに関する対策
不正なアクセスによる個人情報の窃盗、紛失、改竄、破壊を防ぐために、情報システム、情報管理体制を整備し、個人情報を取扱う区域へのアクセス制御、外部からの不正アクセスを保護する仕組み、不正ソフトウェアから保護する仕組みを適正に構築します。
-
情報処理委託時の安全性の確保
個人情報の処理を外部に委託する場合には、社内ルールに則り、情報の安全管理が確保されると確認された委託先を選定し、適切な監督を実施します。
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問題発生時の即時対応体制の確立
万一問題が発生したときは、遅滞なくかつ正確に状況を把握し、適切な判断と対応を行う組織体制を構築します。
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継続的改善
監査室による情報セキュリティ内部監査等管理状況のモニタリングを通じて、また外部の環境変化に応じて、継続的に各種改善を図ります。
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外的環境の把握
お預かりした個人情報を外国に保管、移転等行う場合には、個人情報に関する法令への対応を行うとともに、当該国における個人情報保護に関する制度を把握したうえで安全管理を実施いたします。
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制定 2003年8月31日
改訂 2017年6月6日
改訂 2023年6月14日
株式会社ルートコミュニケーションズ
東京都港区六本木7-5-6 KCテラス2F
代表取締役社長 寺嶋徹